Letzte Woche in Stuttgart auf dem Forum Agile Verwaltung #fav17 hat Ard Leferink von buurtzorg die Key Note gehalten.

Schon am Vorabend hat er mir berichtet, dass buurtzorg kein HR-Department (human resource) wie übrigens auch keine Marketingabteilung, keinen Vertrieb und natürlich auch kein CRM-System hat (Customer Relationship Management).

Jetzt kenne ich durchaus Firmen, die keine Personalabteilung haben. Das sind aber in der Regel kleinere Unternehmen mit Mitarbeitern im zweistelligen Bereich. Für buurtzorg arbeiten ja allein in den Niederlanden weit mehr als 10.000 Menschen. Das ist dann schon eine ganz andere Nummer.

Das habe ich gestern mit einem gut befreundeten Unternehmer besprochen. Der hat dann sofort die Frage gestellt „Wie machen die denn dann das mit den Personalakten?“ Meine Gegenfrage war „Wozu braucht man denn überhaupt Personalakten?“

In der Tat bin ich schon länger der Meinung, dass in einem agilen und auf Vertrauen basierenden Unternehmen Personalakten wie auch eine Personalabteilung völlig unnötig sind oder gar ein „Vorstand Personal“. Für die Verwaltung (Gehälter zahlen …) reicht eine Liste der Mitarbeiter mit ganz sparsamen Informationen. Alles andere ist unnötiger „Overhead“.

Bevor ich das aber begründe, beschreibe ich mal, was alles in eine Personalakte so rein kommt.

• In der Regel wird beim Eintritt eines Mitarbeiters eine Personalakte angelegt. Das ist altes Wissen, das über Jahrhunderte so vererbt wurde.
• Beim Eintritt des Mitarbeiters wird in Personalakte ein Stammblatt angelegt, das alle Daten des Mitarbeiters enthält, die für die Ausführung des Arbeitsverhältnisses wichtig sind wie das Geburtstag, das Geschlecht, die Sozialversicherungs- und Rentennummer, die Religionszugehörigkeit und ähnliches. Dann kommt der Arbeitsvertrag dazu und gegebenenfalls die (erfolgreiche) Bewerbung inklusive Lebenslauf wie diverse Zeugnisse (Schule, weiterführende Ausbildung, Akademischer Grad. Und natürlich werden auch die Protokolle des oder der Bewerbungsgespräche hier abgelegt.
• Die Personalakte wird dann regelmäßig ergänzt um:
  • Jede Veränderung und Ergänzung am Arbeitsvertrag
  • Alle Zielvereinbarungen
  • Organisatorisch Veränderungen
  • Gratifikationen und soziale Unterstützung (Erstattung von Kindergartenkosten)
  • Alle Belege zu Weiterbildungsmaßnahmen
    (Die vielen „privaten“ Weiterbildungsmaßnahmen, die ein z.B. ein SW-Entwickler laufend sozusagen nebenbei tätigt, sind da schon in der Regel nicht dabei)
  • Die Krankmeldungen und Krankenscheine
    In Deutschland muss ein Mitarbeiter, der länger als 3 Werktage wegen Krankheit fehlt, dies mit einem Attest eines Arztes belegen. Mir erscheint das eine Arbeits- und Umsatz-Beschaffungsmaßnahme für Ärzte – ich habe noch nie erlebt, dass ein Arzt einer gewünschten Krankschreibung nicht gefolgt wäre.
  • Besondere Ereignisse (Änderung Familienstand …) und Aktivitäten (Fachvortrag …) werden auch festgehalten.
  • Die Protokolle der Jahresgespräche und allen relevanten Gesprächen zwischen durch.
  • Zwischenzeugnisse
  • Alle „disziplinarischen“ Themen wie Fehlverhalten und/oder Abmahnungen.
  • Früher gab es auch positive Briefe in der Personalakte. Wie zum Beispiel die Anschreiben, wenn die Kollegen z.B wegen eines Jubiläums (Firmenzugehörigkeit) oder bei Geburt eines Kindes eine steuerfreie Sonderzahlung bekamen. Die Steuerfreiheit gibt es aber nicht mehr und die Motivation der Arbeitgeber sank so.
  • Mittlerweile gibt es auch hässliche Daten in den Personalakten, die ein eigenartiges Menschenbidl vermuten lassen. Denn auch der Mensch gilt als zu vermessendes Objekt. So finden wir die Ergebnisse von gruseligen Tests (Score-Cards als Ergebnis zum Beispiel der Reiss-Methode) in der Personalkarte wie auch „psychologische“ Gutachten über die Persönlichkeit des Mitarbeiters und Zahlen zu seiner Performance fürs Unternehmen. Ich weiß nicht, ob das legal ist, aber oft ist es Fakt.

(In manchen Firmen gibt es dazu eine Betriebsvereinbarung, die festlegt, was in Personalakten stehen darf und was nicht rein darf. Und der Betriebsrat kontrolliert regelmäßig die Personalakten.)

Wenn der Mitarbeiter ein paar Jahre beim Unternehmen ist, kann diese Akte ganz schön dick werden. Schnell wiegt sie schon mal mehrere Kilogramm. Die Akten für 100 Mitarbeiter brauchen dann schon ganz viel Stauraum. Deshalb muss man eine digitale HR-Anwendung einführen. Und kriegt nebenher richtig viel Ärger mit „dem Datenschutz“.

Denn IT-Systeme sind per Definition nicht sicher. Die Hängeschränke mit den Personalakten im verschlossenen Zimmer waren zwar auch nicht sicher. Auch da habe ich erledigt, wie findige Mitarbeiter an die Schlüssel kamen. Oder eine Personalakte mal über Nacht auf dem Schreibtisch einer „Führungskraft“ lag. Aber das war damals kein Problem.

Bei IT muss man Prozesse einführen, wer, was er und unter welchen Umständen er es lesen darf. Dies muss dokumentiert werden. Und wieder entsteht so ein kleiner Sargnagel, der am agilen und schlanken Unternehmen kratzt und zu einem wenig mehr an Bürokratie und Administration führt.

Also – am Besten alles was man nicht braucht erst gar nicht machen!

Der Dialog mit meinem Freund ging übrigens weiter. Seine Antwort auf meine Frage, wozu man Personalakten denn überhaupt brauchen würde, war (eher schon zögerlich):
„Für das Schreiben von Zeugnissen?“

Klar, in Deutschland hat der Arbeitgeber ja die Pflicht, einem Mitarbeiter beim Ausscheiden (oder auf Anfrage) ein Zeugnis zu erstellen. Das hat ich mich daran erinnert, dass und wie ich Zeugnisse geschrieben habe. Das ging so:
Ich habe zuerst den Mitarbeiter gebeten, aufzuschreiben, was er alles für die Firma getan hat und was ihm davon wichtig war. Diesen Input habe ich um mein Wissen und meine Einschätzung erweitert und am Schluss um eine dieser berühmten Formeln aus einem Buch zum Zeugnisschreiben ergänzt.

In die Personalakte habe ich aber nur reingeschaut, wenn ich das Geburtsdatum fürs Gratulieren zum Geburtstag gesucht habe.

RMD

P.S.
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